星期五, 三月 20, 2009

我的生产力工具箱(邪魔篇)

几乎每个公司里都隐藏着一些恶魔,它们杀人不见血,却让你倍受煎熬。你能找出它们吗?你必须除掉它们,因为它们在破坏你的生产力--它们就是办公室软件。

Email不该成为恶魔!

即使我使用了Outlook很长时间,我还是无法相信--竟然这样的程序也可以拿来卖钱?我曾经使用过三个邮件软件,FoxmailIncrediMailThunderbird。不管他们是国产软件还是国外软件,也不管他们是免费软件还是开源软件,起码他们都是好用的软件,能满足我的实用要求,而且操作简便。但自从进了这家只用Outlook的公司,我就再也没有这种福气了。这个庞大臃肿的Outlook--启动缓慢,响应迟钝、界面生硬。最让人抓狂的是--数也数不清的菜单选项。我只是想收发Email,天知道那么多零碎是用来做什么?我真的需要这么多功能吗?还是这些东西只是为了抬高售价和困扰用户?

Email可能是这个世界上最被过度使用(滥用)的技术。本应用来提高沟通效率,却承载了过多的垃圾信息,成为了推违扯皮的帮凶。

Mirapoint公司的调查发现,企业邮箱中有接近四分之一的信件是私人的。这些邮箱当中还充斥着大批量的垃圾邮件以及不相关的邮件,员工要花很长的时间去处理这些邮件。我想每个人都会有这样的经历,而且可能已经习以为常,笑话、视频、图片这些有趣的内容应该会花去你不少的工作时间,当然这也占用了公司宝贵的网络和存储资源。更为严重的是,很可能通过电子邮件无意中泄露机密或传播病毒。

我不知道为什么一定要用Email?本来一两句话能说清楚的事,本来探过身子就能接触到的同事,现在却要打开程序、敲击键盘,然后把人与人的沟通变成生硬无比的公事。更为可笑的是,明明都是中国人却要用英文写Email。我不知道你的英文有多NB,我想即使你已经是英语20级,你的英语也不会好过的母语!你为什么一定要用英语,公司不是语言学校,也不是你炫耀本领的舞台,你的工作是做对事情并在最快的时间内做对。

我想还是有一种情况,是一定需要Email的。如果你工作在一个等级森严、官僚盛行的公司,一个人人都推违扯皮、自我保护的公司,那么你做的每一件事情都需要有所记载。这样你就可以和过分监管的领导有所交待,这样你就可以和无事生非的同事据理力争。更好的是,如果有件事情你并不确定(或不想确定),那你就可以随手回复或转发,那么就算一件再小的事也可以大战几百回合,那封Email也自然拉伸成N页。多好呀,你看你一天工作了多少,回复了再回复了邮件,的确有够辛苦!

如果说在企业中Email是一个精心伪装的恶魔,我想这也不算过分。那么可能的对策是什么?减少Email的使用,尤其是Outlook这种昂贵、臃肿、多余的软件。你可能选择更轻量级的程序,或基于网页的解决方案。不论是邮件阅读还是日程管理,市面上都存在大量的选择,而且他们大部分也都是免费,你又何必死抱着Outlook不放呢!

PPT本来就是恶魔!

有位智者曾经说过,“如果一个公司重视做事的方式已经超过做事的内容,那么它的末日也就快到了。”我想演示文稿(现在已经干脆是用PPT来代表)正好可以做为这句话的注脚。我见到每次开会时都会有一个或多个PPT打在墙壁上,它们通常内容空洞或者言过其实;然后在讲解时,这些PPT又变得毫无用处,演讲者还是要借助水笔和白板。这也就说明PowerPoint并不是一个适合讲演的软件,它只能制作讲稿却无法达到互动。那么为什么我还要使用PowerPoint呢?直接把要点写在白板上不就得了,何必又要多此一举。这又引出另外一个问题。我还经常看到有人在炫耀自己做出了多漂亮的PPT,这真正有够混蛋!你可以是一个会计、一个工程师或是一个销售,但你绝对不是美术设计,公司也不是你进行艺术创作的空间。

蓉达·雅布兰告诫说:“记住,不论是使用低科技的视觉辅助工具,还是高科技的工具,都很容易让听众分心。”分心,会让那些漫不经心或昏昏欲睡的听众,漏掉你真正想要传达的意思。雅布兰更切中要害——聚焦于内容而非形式。即使你巧舌如簧,即使你把PPT做得出神入化,可如果没有实质的内容,就毫无意义。只有内容,才能说服听众赞同、支持你的观点;只有内容,才能让他们迅速行动起来。

本来三言两语就能解释清楚的东西,却非要规规矩矩地做上几张PPT。沟通的效率,就在几张PPT的来回切换中,繁杂拖沓起来。是不是公司的资源过多,需要做些毫无意义的事情做为消遣?我相信雇住付钱给你是为了创造财富,而不是让你没完没了制作PPT。

我相信没有任何一个企业需要PPT。如果你做生产就真材实料地制作产品;如果你做服务就真心实意地帮助客户;如果你做设计那么你需要更高级的软件。PPT除了消耗办公人员的生产力之外毫无用处,它本来就是恶魔,只不过你们都被它迷惑。

Word被用成恶魔!

我的第一份工作是在国营企业,在90年代中期电脑还只是昂贵的生产设备。我在电脑室伺候几台486,还有的工作就是偶尔打字。那时候用的是DOS版的WPS,打份文件也是件技术性极强的工作,办公楼里也仅有几台机器几个人可以完成这项任务。虽然打字排版略显枯燥,但我觉得这很正常。毕竟我们有很多科长局长,还有股长部长,他们都很繁忙,他们应该打电话、签文件、视察工作,他们绝不该打字,那不是他们的工作,也不是他们的价值。今日呢?每个人都用上了电脑,每个人都能用Word敲份文件。更有人排版、插图、段落、列表、索引等等,弄得有模有样。但这有必要吗?这些是你的工作吗?你应该做这些吗?如果你把时间用在这些上面,你还能做好应该做的工作吗?你是报纸编辑吗?你是排版工人吗?你是自由作家吗?如果你不是,那么你就是在不务正业。

更可笑和可怜的是,我经常收到这样的邮件--一份Word文档,慢吞吞地打开才发现,只是一个屏幕截图。天哪!难道你不能用附件发给我?你知道打开Word有多慢吗?你知道开这么多窗口有多烦吗?你知道鼠标点来点去有多累吗?你知道你这样做会让我怀疑你的智力吗?老兄拜托你,让我少点郁闷吧!我还经常收到这样的邮件--人事部的通知,又是一个Word文档。一页张,几行字。难道你不能直接在Email里写吗?请你放过我吧!每次打开这样的文件,我都像买到了假货。请你尊重别人的精力和时间好吗!不要用这种手段来浪费别人的时间,谋杀别人的性命。

Excel名符其实的恶魔!

除了会议,Excel应该是企业里最可怕的恶魔。彼得·德鲁克曾经说过“一个人要么在工作,要么在开会。”我想他老人家一定不太用Excel,如果他真的经常使用的话,早就把这句话改成了“一个人要么在工作,要么在用Excel。”

如果说Email、PPT和Word只是降低了工作效率,那么Excel却可以制造出更多的问题。

我见过很多这样的例子。有的企业用Excel制作财务报表或管理人事档案,刚开始还可以应付。可问题是天然的。这些机密而且重要的信息只保存在桌面电脑上能安全吗?会不会被无意删除?会不会遭遇病毒?(肯定会)会不会系统崩溃?(肯定会)会不会被别人偷窥?会不会泄漏机密?每个人都有不同的使用习惯,一个文件就被搞得乱七八糟。要是有多个人关心文件,就得发来发去,同时存在多个版本,人为地制造混乱。随着文件越来越大,也就越来越可怕,打开时缓慢无比,不小心就彻底崩溃。如果你没被别人绑架和敲诈过,又想试试这种感觉,不妨整个又大又重要的Excel试试看。如果你不幸又有一个Excel专家,那么你的麻烦可大了。他会给你的Excel里增加各种各样的公式,顺便写点VBA程序,当然他是不会给你写注释和文档的。看起来还不错吧?有你好看的。如果他离开了公司,那么这些文件就成为了天书,换另一个天才也不一定看得懂。即使看懂了,也不比重写程序省多少时间。

如果你足够幸运,Excel相安无事的用了很多很多年(当然你要很虔诚的祈祷),那么最有可能的结果是--你得痛苦地截断它。以前打开文件需要1分钟,现在需要5分钟;以前计算一次需要10分钟,现在需要3小时;以前只有5个人要看报告,现在有50人要看;那么你该怎么办?显然这些都不是Excel能承担的。那么你需要一次痛苦(绝对足够痛苦)的迁徙。你需要一个ERP或者BI软件来代替Excel,这可不是个小工程。你刚开始行动就发现成堆的问题。人为操作造成的混乱,缺乏控制造成的遗失,流程不畅造成的误解......更不用说,将Excel数据先提取,再清洗,最后转入新数据库的巨大工作量。这就等于你造一座100层大楼,历尽千辛万苦盖到99层,突然发现建在了错误的地方,那么你得小心地拆掉旧楼(因为原料还得重用),然后在正确的地方再造新楼。难道就不能一次把事情做对。不管理你是小企业还是大公司,市面上都存在众多的商务软件解决方案,你不但能买到软件还能获得服务。那么你又何必明知山有Excel又偏向山上行呢?想想看你得到的是什么:一个值得信赖的软件,它还集合了成功企业的管理经验,有专业的顾问为你服务,能得到定期的更新和维护;再看看你放弃什么:防不胜防的文件管理,近乎失控的信息处理,徒劳无益的软件费用、周而复始的培训费用,难以容忍的处理时间。只有做对的事,才能把事情做对。所以请你做一个明智的选择。

38 条评论:

  1. 你说Outlook昂贵臃肿多余真的很冤枉Outlook。你肯定没有用过Lotus Notes(以及Domino)。

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  2. 1,除了outlook还有outlook Express。你如果认为Outlook过于笨重,可以使用outlook Express。免费。
    2,PPT的出现是必然的。没有用好而已。
    3,word。word太慢?? 你是486的机器?

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  3. 很显然,你在批评office系列的同时,没有指出为什么那么多公司选择它们 --- 实际上,多数时候是因为没有更好的选择

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  4. 很显然,你在批评office系列的同时,没有指出为什么那么多公司选择它们 --- 实际上,多数时候是因为没有更好的选择

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  5. 很显然,你在批评office系列的同时,没有指出为什么那么多公司选择它们 --- 实际上,多数时候是因为没有更好的选择

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  6. 你知道人类有多么害怕改变吗?

    最近的热剧《我的团长我的团》,龙文章说:“我们连死都不怕,就怕不安逸”。是的,我们连浪费生命都不怕,就怕改变。

    事实上我觉得Gmail更好用,我为组里注册了Google App,希望每个人都来用。结果是,他们宁肯用经常出错,丢失邮件的校网邮箱……

    明显有比Excel好一万倍的软件来处理报表,但是在中石油这样的企业里,不可能更换的。

    最后,不知道见鬼的IE6,还能存在多少年。即便是我身边,都是学计算机的,也有至今仍在使用IE6的人,仅仅因为习惯……

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  7. 或许这些东西是有些让人麻木, 我每天都在用, 每天都在看, 真的麻木了.

    在TPS的观念中, 强调目视化管理, 而不是做在办公室每天看报告..

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  8. * Lotus Notes我用过,虽然远没有GMail和Thunderbird那么舒服,但整体感觉还不错。工作流和文档管理功能强大。

    * PPT是最应该检讨的。别忘记PPT是为了传达信息的。而多数情况下,只是为了PPT而PPT。大部分人看到PPT的印象都是夸夸其谈,大部分人都是不相信PPT的。我遇到几个老板,当有人向他们展示漂亮的PPT时,他们都会很不耐烦要求跳过这部分,而直接展示数据和产品。

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  9. 是呀,所有的改变都是痛苦的。所以,也才需要有人去推动。

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  10. 别给我谈什么选择,大众早就不具备选择的能力,也早就放弃了选择的权力。如果人们真的会选择,M¥早就应该消失了。免费的开源软件你选了吗?优美的苹果软件你选了。-- 但这都是可以原谅的,因为大众本来就是愚蠢的。

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  11. 有些夸张,不过观点不错。
    和公司的技术部门也有关系,不能简单归结为用户习惯。

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  12. 好啊,又看到这个系列的新文章了。
    其实,工具本身倒无善恶之分。不过,开发者不断增加新功能,用户不知道“应该”怎样用,就导致了滥用和误用的结果。
    SAP推广best practice,有忽悠成份,但理念是正确的。

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  13. 善用佳软:

    前面几篇,已经对之前的文章进行了更新,多介绍了几个软件。后面应该还会有两篇。谢谢关注。

    好像你的BLOG还是没法访问呀。

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  14. Lotus Notes才是最恶心的。

    关于英文写邮件,如果mail list里面有老外的话,要让他也能看懂,而且经常用英文可以不让自己生疏了。

    Excel看你怎么用了,相对的利器,加工不同的材料要用不同的工具,你没提Access,那也是我的利器。

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  15. 至于Access,我真的都不好意写。

    首先,Access并不是一个标准的Office组件,你购买的License里很可能只是包含Outlook,Word和Powerpoint,而没有Access,所以你在不知不觉中就已经盗版了。

    其次,Access简直就是个黑洞。最近在做一个财务分析的项目。问财务部同事一些预算和报表的计算方法。汗,拿出来一个Access,说是前任财务经理留下的,计算公式都在里面了,他们不知道,也没研究过。所以你不能指望每个人都精通Access吧。

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  16. 要是按照作者的观点,就什么都不要用了。那时候,我们做一个工资表要半个月,嗯很好很强大。

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  17. 是否恶魔的关键并不在于工具本身,而在于屏幕前的那颗脑袋。工具没有绝对的好坏,就看你怎么让他发挥作用,提高效能,用好

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  18. 它带给你的麻烦比带给你的好处多的多。它也不是一个可持续的解决方案。你需要的是,专业人员提供的专业产品,而不是人为制造的一团乱麻。

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  19. 说实话没找到比office更简单更容易的软件。尤其在大型企业,统一软件管理是很重要的。尽管这种重要性会被IT部门的管理者夸大。

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  20. Excel才是真正的强大的东西, office里面含金量最高的.
    你说了很多excel不好的地方无非是版本控制的问题.

    excel的数据分析功能你压根没提到
    --feng

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  21. 愚蠢者总有无穷的理由来为自己辩护。

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  22. The reason you don't like PPT is because you don't know when and how to use it. I would say your colleague who inserts a screen shot into word is wrong instead of word itself.

    I have been used to writing emails in English for a long time not because my English is better than my colleagues but that most of them don't read Chinese (and many of my clients too). Most of our emails will cc all team so everyone knows what's going on and when there is something one needs to handle he could find necessary record and reference.

    We are not allowed to send / receive document via msn because lots of information we are dealing with is sensitive and confidential while IM software is insecure.

    Don't blame a software but the people who don't know what it is and choose to use it in a wrong way. Don't assume Microsoft's success (or any other company's) is due to its users' stupidity. The company/organization that pays for the software is unlikely more stupid than you or I might be.

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  23. 我是来求推荐的
    因为对电脑不熟。
    上级想要的东西总是变来变去的
    但是系统比较笨
    每次我都只能从系统中导出数据,再放到excel中生成一个新的表格给领导
    有没有比excel好用的软件?简单的数据库系统?

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  24. 感觉看完以后觉得这篇blog很恶魔…

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  25. 人本身就是恶魔,它思维是片面的,可以用很恶毒的进行攻击。不是吗?

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  26. 如果你们的系统真的很笨,那你应该告诉老板。起码让老板知道,准备他要的那些信息很麻烦。而且我也担心,你说你对电脑不熟,那你对系统熟吗?你加工出来的数据准确吗?如果有可能可以让IT部门帮助你开发一些报表。如果还有可能,可以让第三方介入,帮你们做一些数据分析的项目。我觉得你首先要让老板知道,你的工作很麻烦,看是不是有更好的方法。毕竟你是业务人员,不应该把大把时间花在自己不擅长的电脑上。对吗?

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  27. 言过其实了。
    毕竟这些都是通用的软件。
    如果你要求比较苛刻可以找人订制。
    慢慢来,有些兴趣是要付出的。

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  28. 你说那是数据分析能力,我觉得只是添乱而已。

    我在IT领域工作了10多年,看到无数苦难的故事,我的很多项目比如现在正进行的预算项目,其中的一个目的就是替代万恶的Excel。以前要从全国各分公司收集预算,然后就是N多N个版本的Excel满天飞。上周发现,生产部门,销售部门和财务部门,用的成本数据竟然不一致,因为不同人对Excel里数据的小数位数处理不一致。有4位截断的,也有2位截断的。更可恶的是,不同区域的人,有可能看到其它区域的数据,老板对此出离愤怒。Excel很灵活,有的成本是用单价乘以用量计算出来的,而有些人直接就输入个成本,因为没有约束没有流程,Excel和间谍内奸做的活没什么区别。

    你说它能做出几张报表,我们现在的工具,也只是鼠标拖拽几下,可以制作出更漂亮的报表。而且用户不用面对生硬的字段名,不用关心数据源,一切都是用户可以理解的业务语义,这才是用户该做的事。请你把他们从数据中解脱出来,而真正把时间用的分析和决策上。

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  29. 关于XL的用途 事实上在金融行当里它节省了许多时间使得我们不用去操作更为繁琐的BLOOMBERG和各种各样的分析软件。 EXCEL的VBA事实上是个傻子学学就能用的便宜平台,它让许多非IT的人士也可以参与到编程的乐趣中。

    关于WORD 和PPT,WELL 貌似他们确实如此。世界上,总有一部分人的生命要被其他人用来浪费,以便充实他自己的生命。HEHE

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  30. 其实分析和决策不需要那么多人。老板也不希望太多人的人参与决策。只要他们TYPE COPY PASTE就好了。

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  31. 如果我们是头头好了 如果你是头头就不会有这些烦恼了

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  32. 我非常同意博主观点。。。
    我一个程序员,每天大部分时间却浪费在ppt上,只是为了让不懂程序的人知道我在做什么。。。还要做得十分花哨。

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  33. 微软和微软的软件挺冤枉的,因为它们存在的目的只有一个——满足用户的需求——正是有了那么多合理与更多不合理的需求,才造就了臃肿不堪的Office、Windows……

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  34. To 钢盅郭子:

    你好像很严重地搞错了一件事。微软和微软的软件是为了赚钱。如果它们真的想过用户需要什么,就不会生产那么雍肿昂贵的软件。我相信大部分用户可能只需要OFFICE软件5%功能就足够了。它们却不停地往里面加更多的杂碎,就是让你升级付费。它们还生产容易被病毒攻击的软件,这也是为用户着想?

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  35. 太极端了。
    不是每个人和组织都有时间精力来跟踪新技术新软件的,时间精力也是成本,选择有知名度的产品能大大降低这些成本。

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  36. 不是每件事都要用软件来解决的。只是写个通知为什么要用Word?如果喜欢用知名度高的垃圾,也可以算种业余爱好吧?

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  37. 楼主有理由啦,但个人认为这仅仅是你的理由,不要盖在大众头上。。。

    不客气说一句,你的眼光不是一般的窄。。。

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  38. 不知道你是怎么看出来我要代表别人的意见?我根本不想也不可能代表多少人的意见。

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