语虚: 在Mac下管理文档

Structure架构

用文件夹组织文档已经广为人们熟悉和接受。在Mac中，可以利用Finder构建文件夹的主体结构。

通过菜单或快捷键（Command+3），设置Finder为分栏显示，就能用直观递进的树状结构来观察文档库的结构。

当我们在Finder中选中图片、音乐、视频或PDF等文档时，可以立刻获得文档的预览；同时还将显示名称、种类、大小和尺寸等相关信息；点击“更多信息”按钮更能获得非常详尽的文档描述。

结构不仅仅在于分类，同时也应该排列顺序和突出重点。

尽量使用英文来命名目录。利用英文字母可以自然地形成顺序。比如我可以很快找到“CaseStudy”目录，因为它一定排在前面，应该就在“Book”目录后面。如果很难一眼看到，那么只要选中任一目录，然后按“C”键就会移动到以“C”开头的目录。这些都是中文目录名所不具备的优势，因为你很难判断“案例”目录所处的位置。
用下划线开头的目录名突出重点。如果我希望突出某个目录，并将它置于所有目录之上，那么我会以下划线开头来命名目录。比如第一个“_ToDo”目录，就代表我要优先处理的文档。
用下划线和数字来排序目录。如果有一系列目录需要排序，我会采用下划线和数字开头的方式来命名它们。比如用“_1_Integration”，“_2_Scope”......来依次列出项目管理的9大知识领域。这样的结果是，目录将以适当的顺序排列在一起，并且分段的文件名也更容易识别。

Navigate导航

我们经常需要在文档库中，依据分类路径（也就是文件系统的目录结构）来浏览文件。在Finder工具栏上点击鼠标右键，选择“自定义工具栏...”菜单项，将“路径”按钮拖拽到工具栏上，点击“完成”按钮。你只需要点击“路径”按钮，就能看到一系列路径，选择其一就能立刻跳转到指定目录。右键点击Finder标题栏上的代理图标（Proxy Icon），也能实现相同功能。

在Finder中，选择“显示”菜单下的“显示路径栏”菜单项，将在窗口底部显示当前所处的完整路径。你可以双击其中的任意一级路径，快速导航到指定的目录。

使用文件夹来组织文档并不足够--主要问题是不够灵活，不能反映文件的多维度属性。比如我有一篇介绍网站开发的文档，它其中包括了Linux、Apache、XHTML、CSS等多方面的知识，如果我把它置于以上任何一个目录，都会有失偏颇。这时我们就发现仅利用文件夹组织文档是过于生硬的，所以必须引入更灵活的机制--标签。

Tags标签

利用标签可以全方位地描述文件，充分体现文档所包含的内容。比如上面提到的介绍网站开发的文档，我将它放在“WebDesing”目录下，然后打上Linux、Apache、XHTML、CSS等多个标签。这样不但完整地描述了文档，也为将来搜索文件提供了方便的标靶。

添加标签

在Finder下选中文件；
调出Quicksilver；
用Command+G键将选中的文件发送至Quicksilver；
用Tab键移动到第2个窗格，只要输入字母"A"，就会调用File Tagging插件的"Add Tags..."动作；
用Tab键移动到第3个窗格，即可标记Tag，多个Tag用空格分隔，按Return键完成操作。

用于添加标签的程序还有：punakea和SpotMeta。

搜索标签

调出Quicksilver；
在第1个窗格中输入标签；
用Tab键移动到第2个窗格，选择"Show Files Matching Tag"动作；
按Return键将显示所有匹配此标签的文件。

Quicksilver利用Mac强大的Spotlight搜索能力，分门别类地显示匹配标签的文件。

Status状态

标识状态

利用Mac内置的“颜色标签”功能，可以标识文件的阅读状态。只要在Finder中选中文件，然后用鼠标右键调出弹出菜单，并选择需要的颜色标签。比如就用橙色标示“尚未阅读”的文件；用黄色标示“部分阅读”的文件，这样就可以一眼看出哪些文件需要阅读。

更妙的是，我们不但能选用不同颜色，还能定义这些颜色所代表的含义，这样就可以更方便地标示文件状态。

跟踪状态

利用Mac的智能文件夹（Smart Folders）功能，可以轻松方便地跟踪文件状态。

在Finder中，用快捷键Command+F进入查找状态；
在“种类”中选择“颜色标签”；
选择“橙色标签”；
点击“存储”按钮。

今后只要双击已保存的智能文件夹，就能根据你早先设定的查找条件迅速找到匹配文档。查找结果可以自动更新，随时反映你的阅读状态。如果你已经阅读了文档，那么只要取消颜色标签，那么文档就不会再出现在智能文件夹中。

我们还可以将智能文件夹拖放到Finder的侧边栏（Sidebar）中，这样就可以更方便获得查找结果。

Score评分

彼得·德鲁克，让·波德里亚，库尔特·冯内古特......智者纷纷逝去，这也意味着将越来越难读到伟大的思想。所以，只要我看到精彩的文章，就一定要做下记号，以便日后重温。

首先，利用Quicksilver中File Tagging插件的"Add Tags..."动作，为精彩文章打上星级符号。比如用“*****”表示最精典的文章。

随后，利用Quicksilver中File Tagging插件的"Show Files Matching Tag"动作，来查询精彩的文章。

利用智能文件夹，可以更方便地查看精典文章。

在Finder中，用快捷键Option+Command+N新建智能文件夹；
在“种类”中选择“Spotlight 注释”；
在“包含”下拉框后的编辑框中，输入“@*****”（因为Quicksilver对所有标签自动加入了@前缀）；
点击“存储”按钮。

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这个世界上有许多不可理喻的谬论！比如有人以为用了苹果电脑就意味着是搬去另一个星球--要使用完全不同的软件，放弃长久形成的习惯，连常见的文件类型也无法访问。我可以用自己的亲身体验来击碎这些不实之辞--除了人性化设计带来的惊喜之外，你不会感到任何不自在。其实并不奇怪，这个世界本来就是被谎言所包裹的。掌握话语权的既得利益者，无知，无聊，无耻，所以我们必须自己自觉地分辨好恶。

TXT和RTF文件可以用Mac内置的文本编辑器（TextEdit）；PDF和图片可以用Mac内置的预览（Preview）；HTML网页可以用Firefox；M$ Office和OpenOffice文件可以用NeoOffice；CHM文件可以用Chmox......总之，你有无数种选择。只要你愿意选择。

我们应该使用通用标准的文件格式（比如TXT、HTML和ODF），只有这样才能最大程度保护我们的投资，只有这样才能营造平等平和的生态环境。请不要在公开场所抽烟，也请不要使用封闭垄断的文档格式。这不是一个技术问题，而是一个文化问题！