我的生产力工具箱（邪魔篇）

几乎每个公司里都隐藏着一些恶魔，它们杀人不见血，却让你倍受煎熬。你能找出它们吗？你必须除掉它们，因为它们在破坏你的生产力－－它们就是办公室软件。

Email不该成为恶魔！

即使我使用了Outlook很长时间，我还是无法相信－－竟然这样的程序也可以拿来卖钱？我曾经使用过三个邮件软件，Foxmail、IncrediMail和Thunderbird。不管他们是国产软件还是国外软件，也不管他们是免费软件还是开源软件，起码他们都是好用的软件，能满足我的实用要求，而且操作简便。但自从进了这家只用Outlook的公司，我就再也没有这种福气了。这个庞大臃肿的Outlook－－启动缓慢，响应迟钝、界面生硬。最让人抓狂的是－－数也数不清的菜单选项。我只是想收发Email，天知道那么多零碎是用来做什么？我真的需要这么多功能吗？还是这些东西只是为了抬高售价和困扰用户？

Email可能是这个世界上最被过度使用（滥用）的技术。本应用来提高沟通效率，却承载了过多的垃圾信息，成为了推违扯皮的帮凶。

Mirapoint公司的调查发现，企业邮箱中有接近四分之一的信件是私人的。这些邮箱当中还充斥着大批量的垃圾邮件以及不相关的邮件，员工要花很长的时间去处理这些邮件。我想每个人都会有这样的经历，而且可能已经习以为常，笑话、视频、图片这些有趣的内容应该会花去你不少的工作时间，当然这也占用了公司宝贵的网络和存储资源。更为严重的是，很可能通过电子邮件无意中泄露机密或传播病毒。

我不知道为什么一定要用Email？本来一两句话能说清楚的事，本来探过身子就能接触到的同事，现在却要打开程序、敲击键盘，然后把人与人的沟通变成生硬无比的公事。更为可笑的是，明明都是中国人却要用英文写Email。我不知道你的英文有多NB，我想即使你已经是英语20级，你的英语也不会好过的母语！你为什么一定要用英语，公司不是语言学校，也不是你炫耀本领的舞台，你的工作是做对事情并在最快的时间内做对。

我想还是有一种情况，是一定需要Email的。如果你工作在一个等级森严、官僚盛行的公司，一个人人都推违扯皮、自我保护的公司，那么你做的每一件事情都需要有所记载。这样你就可以和过分监管的领导有所交待，这样你就可以和无事生非的同事据理力争。更好的是，如果有件事情你并不确定（或不想确定），那你就可以随手回复或转发，那么就算一件再小的事也可以大战几百回合，那封Email也自然拉伸成N页。多好呀，你看你一天工作了多少，回复了再回复了邮件，的确有够辛苦！

如果说在企业中Email是一个精心伪装的恶魔，我想这也不算过分。那么可能的对策是什么？减少Email的使用，尤其是Outlook这种昂贵、臃肿、多余的软件。你可能选择更轻量级的程序，或基于网页的解决方案。不论是邮件阅读还是日程管理，市面上都存在大量的选择，而且他们大部分也都是免费，你又何必死抱着Outlook不放呢！

PPT本来就是恶魔！

有位智者曾经说过，“如果一个公司重视做事的方式已经超过做事的内容，那么它的末日也就快到了。”我想演示文稿（现在已经干脆是用PPT来代表）正好可以做为这句话的注脚。我见到每次开会时都会有一个或多个PPT打在墙壁上，它们通常内容空洞或者言过其实；然后在讲解时，这些PPT又变得毫无用处，演讲者还是要借助水笔和白板。这也就说明PowerPoint并不是一个适合讲演的软件，它只能制作讲稿却无法达到互动。那么为什么我还要使用PowerPoint呢？直接把要点写在白板上不就得了，何必又要多此一举。这又引出另外一个问题。我还经常看到有人在炫耀自己做出了多漂亮的PPT，这真正有够混蛋！你可以是一个会计、一个工程师或是一个销售，但你绝对不是美术设计，公司也不是你进行艺术创作的空间。

蓉达·雅布兰告诫说：“记住，不论是使用低科技的视觉辅助工具，还是高科技的工具，都很容易让听众分心。”分心，会让那些漫不经心或昏昏欲睡的听众，漏掉你真正想要传达的意思。雅布兰更切中要害——聚焦于内容而非形式。即使你巧舌如簧，即使你把PPT做得出神入化，可如果没有实质的内容，就毫无意义。只有内容，才能说服听众赞同、支持你的观点；只有内容，才能让他们迅速行动起来。

本来三言两语就能解释清楚的东西，却非要规规矩矩地做上几张PPT。沟通的效率，就在几张PPT的来回切换中，繁杂拖沓起来。是不是公司的资源过多，需要做些毫无意义的事情做为消遣？我相信雇住付钱给你是为了创造财富，而不是让你没完没了制作PPT。

我相信没有任何一个企业需要PPT。如果你做生产就真材实料地制作产品；如果你做服务就真心实意地帮助客户；如果你做设计那么你需要更高级的软件。PPT除了消耗办公人员的生产力之外毫无用处，它本来就是恶魔，只不过你们都被它迷惑。

Word被用成恶魔！

我的第一份工作是在国营企业，在90年代中期电脑还只是昂贵的生产设备。我在电脑室伺候几台486，还有的工作就是偶尔打字。那时候用的是DOS版的WPS，打份文件也是件技术性极强的工作，办公楼里也仅有几台机器几个人可以完成这项任务。虽然打字排版略显枯燥，但我觉得这很正常。毕竟我们有很多科长局长，还有股长部长，他们都很繁忙，他们应该打电话、签文件、视察工作，他们绝不该打字，那不是他们的工作，也不是他们的价值。今日呢？每个人都用上了电脑，每个人都能用Word敲份文件。更有人排版、插图、段落、列表、索引等等，弄得有模有样。但这有必要吗？这些是你的工作吗？你应该做这些吗？如果你把时间用在这些上面，你还能做好应该做的工作吗？你是报纸编辑吗？你是排版工人吗？你是自由作家吗？如果你不是，那么你就是在不务正业。

更可笑和可怜的是，我经常收到这样的邮件－－一份Word文档，慢吞吞地打开才发现，只是一个屏幕截图。天哪！难道你不能用附件发给我？你知道打开Word有多慢吗？你知道开这么多窗口有多烦吗？你知道鼠标点来点去有多累吗？你知道你这样做会让我怀疑你的智力吗？老兄拜托你，让我少点郁闷吧！我还经常收到这样的邮件－－人事部的通知，又是一个Word文档。一页张，几行字。难道你不能直接在Email里写吗？请你放过我吧！每次打开这样的文件，我都像买到了假货。请你尊重别人的精力和时间好吗！不要用这种手段来浪费别人的时间，谋杀别人的性命。

Excel名符其实的恶魔！

除了会议，Excel应该是企业里最可怕的恶魔。彼得·德鲁克曾经说过“一个人要么在工作，要么在开会。”我想他老人家一定不太用Excel，如果他真的经常使用的话，早就把这句话改成了“一个人要么在工作，要么在用Excel。”

如果说Email、PPT和Word只是降低了工作效率，那么Excel却可以制造出更多的问题。

我见过很多这样的例子。有的企业用Excel制作财务报表或管理人事档案，刚开始还可以应付。可问题是天然的。这些机密而且重要的信息只保存在桌面电脑上能安全吗？会不会被无意删除？会不会遭遇病毒？（肯定会）会不会系统崩溃？（肯定会）会不会被别人偷窥？会不会泄漏机密？每个人都有不同的使用习惯，一个文件就被搞得乱七八糟。要是有多个人关心文件，就得发来发去，同时存在多个版本，人为地制造混乱。随着文件越来越大，也就越来越可怕，打开时缓慢无比，不小心就彻底崩溃。如果你没被别人绑架和敲诈过，又想试试这种感觉，不妨整个又大又重要的Excel试试看。如果你不幸又有一个Excel专家，那么你的麻烦可大了。他会给你的Excel里增加各种各样的公式，顺便写点VBA程序，当然他是不会给你写注释和文档的。看起来还不错吧？有你好看的。如果他离开了公司，那么这些文件就成为了天书，换另一个天才也不一定看得懂。即使看懂了，也不比重写程序省多少时间。

如果你足够幸运，Excel相安无事的用了很多很多年（当然你要很虔诚的祈祷），那么最有可能的结果是－－你得痛苦地截断它。以前打开文件需要1分钟，现在需要5分钟；以前计算一次需要10分钟，现在需要3小时；以前只有5个人要看报告，现在有50人要看；那么你该怎么办？显然这些都不是Excel能承担的。那么你需要一次痛苦（绝对足够痛苦）的迁徙。你需要一个ERP或者BI软件来代替Excel，这可不是个小工程。你刚开始行动就发现成堆的问题。人为操作造成的混乱，缺乏控制造成的遗失，流程不畅造成的误解......更不用说，将Excel数据先提取，再清洗，最后转入新数据库的巨大工作量。这就等于你造一座100层大楼，历尽千辛万苦盖到99层，突然发现建在了错误的地方，那么你得小心地拆掉旧楼（因为原料还得重用），然后在正确的地方再造新楼。难道就不能一次把事情做对。不管理你是小企业还是大公司，市面上都存在众多的商务软件解决方案，你不但能买到软件还能获得服务。那么你又何必明知山有Excel又偏向山上行呢？想想看你得到的是什么：一个值得信赖的软件，它还集合了成功企业的管理经验，有专业的顾问为你服务，能得到定期的更新和维护；再看看你放弃什么：防不胜防的文件管理，近乎失控的信息处理，徒劳无益的软件费用、周而复始的培训费用，难以容忍的处理时间。只有做对的事，才能把事情做对。所以请你做一个明智的选择。